Nur ein einziger Satz in 200.000 Dokumenten

Wie findet man qualitätsgesichert in rund 200.000 Dokumenten, die auf Microfiche archiviert wurden, eine ganz bestimmte Textpassage? Naheliegend ist zunächst ein IT-gestützter Ansatz. Am Schluss gewinnt der analoge Prozess - als die schnellere und kostengünstigere Lösung.

Die Aufgabe: In nur 30 Tagen sollte ein Microfiche Archivbestand von 200.000 Dokumenten eines großen Ver- und Entsorgungsunternehmens nach einer Textpassage qualitätsgesichert durchsucht werden. Die Lösung sollte schnell und kosteneffizient sein, zudem sollte eine hohe Genauigkeit bei der Durchsicht der Dokumente sichergestellt werden.

Die Lösung: Die Analyse verschiedener technischer Suchoptionen ergab, dass selbst mit ausgereiften Scan-Verfahren und automatischer Texterkennung die geforderte Treffergenauigkeit nicht zu akzeptablen Kosten in der gewünschten Zeit realisierbar sein würde. Daher wurde ein qualitätsgesicherter analoger Suchprozess entwickelt.

60 Projekt-Mitarbeiter analysierten das Archiv systematisch, dokumentierten alle Vorgänge und kontrollierten die Ergebnisse in mehreren Prüfschleifen. Neben der Entwicklung der Such-, Dokumentations- und Prüfabläufe übernahm das Team um Jürgen Neumann, Ingo Rau und Iris Rabener auch die Rekrutierung und Steuerung des gesamten Projektteams und stellte den Projektleiter.